Si voleu enviar una carta per fax, seguiu algunes regles a l’hora de redactar-la perquè el destinatari la llegeixi i no l’enviï directament a la paperera.
Instruccions
Pas 1
Escriviu una carta en un editor de text MS Word o mitjançant una plantilla que es pugui seleccionar a MS Publisher (amb el logotip de l'empresa). Si voleu enviar taules, també podeu utilitzar MS EXEL. Les imatges han de tenir una extensió.jpgG.
Pas 2
La mida d’una carta estàndard enviada per fax és d’una pàgina A4. Tipus de lletra: mida de 10 punts com a mínim. Per tant, no escampeu els vostres pensaments per l’arbre de manera que no hagueu d’enviar una carta a diverses pàgines. I no intenteu ajustar tota la informació que creieu necessària en una pàgina amb mides de lletra aproximades a zero.
Pas 3
Sigues clar i concís. Si el vostre destinatari necessita informació addicional, taules d’informació, imatges, no dubtarà en informar-vos-ho mitjançant els números de telèfon o l’adreça de correu electrònic indicats a la vostra carta. Escriviu només sobre allò que pot interessar al vostre destinatari. Si se us ha enviat una sol·licitud, responeu-hi només.
Pas 4
No inseriu imatges massa petites o amb gràfics complexos al text, de manera que el vostre destinatari no tingui una impressió literalment "borrosa" de vosaltres, dels vostres serveis i de la vostra empresa.
Pas 5
Adreça't a cada destinatari pel seu nom i patrònim, fins i tot si envies cartes per fax. Assegureu-vos d’agrair al destinatari la lectura d’aquesta carta i, tot seguit, procediu a la presentació de la informació que tingueu sobre els vostres béns o serveis o la resposta a la seva pregunta.
Pas 6
Si esteu dedicat al correu comercial, intenteu cridar l'atenció d'un client potencial amb preus i descomptes per als vostres productes o serveis, ressaltant-los gràficament.
Pas 7
En acabar la vostra carta, assegureu-vos d’expressar la vostra esperança de més cooperació. Indiqueu l'adreça, el número de telèfon / fax i el correu electrònic de la vostra organització (fins i tot si ja els heu indicat anteriorment).
